主題專欄│如何準備輔導工作年度成果報告?

by tzuying
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擔任新北專輔前兩年暑假需要進行年度輔導工作報告,呈現一整年的輔導工作樣貌。記得當時知道有這項任務時不知從何下手,而且報告當天懷著忐忑的心情報告,報告後接受督導們的提醒時,自己會需要調適一些心情。

今天想在這裡做這樣的分享,是希望可以讓還沒有經驗的夥伴,對於這樣的報告時心裡有些輪廓和準備。這篇文中除了會看見我在初任專輔前兩年的工作成果報告真實樣貌之外,也會看到工作幾年後的自己對於年度工作報告的重新定義和準備方向,提供給即將準備報告的你一些參考。

初任專輔前兩年成果報告樣貌

專輔年度成果報告當天,會有和自己一樣是1至2年的專輔夥伴,也會有行政督導、專業督導在場。而督導們是主要回應報告的人,其他夥伴比較是以觀摩的角色來學習夥伴們執行輔導工作的多元方式,較少予以回應。

第一年專輔成果報告〉中,一開始我先介紹自己以及所處的學校,包含學生概況及輔導人力配置。接著從教師宣講、學生宣講、班級團體輔導、小團體輔導、個別輔導及其他輔導工作紛紛說明,並附上工作時的照片進行佐證。第一次報告的方式比較中規中矩,該提到的輔導工作職掌都有提到,所以行督校長也予以正向的回饋和一些建議。

我在進行〈第二年專輔成果報告〉之前,我的思考是如果我所報告的內容跟第一年的結構安排一樣,會不會顯得我「沒有進步」。因此我調整了報告的結構,在第二年工作分享中分享了學校的變異、新的輔導團隊、專輔角色重新定位及團隊共同創造的成績單以及自己的自我進修。最後是的三年的專輔工作計畫,依照過去受輔個案進行整體活動的規劃。

以為做了一些報告結構上的調整可以讓人有嶄新的感覺,但結果恰好相反。第二次的報告方向不是行督校長想了解的重點,他們更想看到我在第二年工作的成果內容,而不是工作中所遇到的「改變歷程」,呈現的方向和重點擺錯了。看完前兩年的工作報告讓我重新思考,如果還有一次年度成果報告,我會怎麼做呢?

年度成果報告重新定位

從輔導工作計畫開始

新的學年每位專輔都要寫一份「年度專任輔導教師工作實施計畫」,這份計畫中有計畫的目的、學校輔導需求分析(包含學校區域特性與空間配置)、學校生態性(含學校規模與輔導團隊)、整體學生特性、受輔學生分析評估和處遇、工作規劃實質內容以及預期效益。

「年度成果報告」則是上述計畫內容實際執行之後的成果,因此需要呈現的重點會放在這間學校的樣貌與需求、因應需求如何規劃並執行輔導工作、工作中所遇到的挑戰和因應方式,以及今年工作反思與未來工作的調整和期望。

內容多元重點報告

這時你可能會問,專輔所執行的輔導工作內容很多,但時間卻很有限(只有10分鐘),要如何在有限的時間完成這樣的任務呢?我也曾問過一位有經驗的長輩,他給我一個受用的觀念,就是「簡報內容多元呈現,口語報告重點說明」。

反觀前兩年報告,第一年擔任專輔的重要任務不是把工作做得多好,而是熟悉學校生態系統和掌握專輔工作職掌,因此在簡報內容呈現方式雖然中規中矩,但是透過工作數據和照片可以清楚了解這一年所做的事情,也可以看到一位專輔在工作上的基本掌握。相較之下的第二年報告幾乎跑題,在報告中大量呈現學校的變動以及對輔導工作帶來的影響,但是卻看不到自己在年度工作中實際執行的項目。

而口語報告的部分,則需要按照重點做適當的時間比例分配,看過一些夥伴因為沒有掌握在10分鐘以內,在報告的時候時間到就被請下台,這樣精采的內容沒有報告到就很可惜。接下來我會以第二年的報告作為修正範例供大家參考,並說明自己的時間分配方式。

第二年年度成果報告修正後分享

在此分享的〈第二年年度成果修正簡報〉,夥伴們可以搭配部落格文章說明一起看,能更清楚說明脈絡。我的整個報告分成三大部分,第一部分是【簡報1~8】介紹自己、學校和受輔學生需求;第二部分是【簡報9~16】第二年輔導工作概況;最後一個部分是【簡報17~22】第三年輔導工作規劃。時間安排則是3分鐘、4分鐘與3分鐘。

【簡報1~8】介紹自己、學校和受輔學生需求

修正簡報中,最大的調整是從四個報告主題變成三個主題,聚焦於學校介紹、第二年工作執行狀況及第三年工作規劃,並把內涵也呈現出來。不同的學校有不一樣的生態,從學校背景和受輔學生數據裡可以看到學校輔導工作的需求,簡述學校相關背景可以讓聆聽者更認識你的學校,同時也能讓他們了解,你的工作執行是跟這些需求有關的。

舉例來說,在簡報第8頁裡,我會把比較多的時間放在受輔人數的說明,也會特別談到在受輔學生人數中,情緒困擾的孩子偏多,因此情緒教育的班級輔導就會是上學期班輔的重點,此外會看到人數大多集中在三年級,我就會規劃中年級的團體輔導課程,也會在教師宣講的時候請老師們多留心,甚至進行學校輔導信箱的學生宣講,讓學生平時就有抒發心情的多元管道。

你也可以根據學校的受輔孩子議題進行人數統計,並針對需求進行說明,這樣就可以更順暢的銜接到第二年的輔導工作概況。

【簡報9~16】第二年輔導工作概況

簡報10當中我特別針對整體工作狀況、服務人次以一個心智圖的方式呈現,讓聆聽者可以知道每一個工作的執行狀況,再由後續的工作照片進行輔助,可以透過幾句話來分享工作狀況,遇到的挑戰和因應的方式。

舉例來說,簡報12會分享第一年設計班輔的情緒教育課程時,是按照自己所想像的學生狀況來進行活動,但有些活動對於孩子來說不容易理解,因此今年重新了解情緒教育學習的目標,重新編排課程,上起課來就比較順利,孩子可以在專輔引導之後覺察並表達情緒,也比會分享不同情緒的因應方式。

這個部份不用每張照片都說在進行的情況,這樣不僅會淪於流水帳,時間也很容易不夠,建議挑重點說明或是印象深刻的故事談即可,否則沒有報告完就下台很可惜。

【簡報17~22】第三年輔導工作規劃

第三個部分我以前兩年的受輔人數來談服務的狀況以及輔導的小成效,也會提及自己對於第二年工作上的小反思和可以再進步的地方。前兩年的工作都讓我更熟悉專輔工作執掌,在簡報19中呈現第二年的工作安排及第三年的工作規劃。

鑑於第二年的工作執行更看見第三年學校對於輔導的需求,對於不足(簡報20)也為自己安排成長的課程精進。舉例來說,我會分享自己對於性平教育、情感教育不知道可以怎麼引導孩子,因此之後會參與相關研習自我精進,再把學習的成果帶回來跟孩子們分享。

轉換心境平常心報告

工作成果報告初任的我而言是一個蠻大的挑戰!要在短時間內呈現一年的工作小成果,真的不是件容易的事情。此外,當時自己也受到行督校長特別的提醒,當下還意會不過來是什麼意思,只覺得當眾被這樣提醒會感到有些丟臉,也因此有點受傷,因為自己明明做得很認真,但是得到的卻不是正向的回饋。

第二年工作報告結束,感謝止沄督導的關心,當下有種被接住的感覺。回家的路上滑FB恰好看到品皓臨床心理師的一句話:「當你在體制中得不到肯定時,並不代表你要用它來否定自己,這一直都是兩回事。」這句話對我來說是一個重要的提醒,當下的負向情緒又釋放更多了。

原來我當下的受傷,有種被否定的感覺,而且也被認為我是一個「不認真」的專輔。但其實我只是還沒有掌握好報告的方式而已,與我在實務現場的工作表現無關。要提升自己的報告能力,可以有很多機會來訓練自己,也可以和夥伴們觀摩學習,不因此而否定對待這份工作認真和熱情的自己。

每一次報告前我都會給自己很多的深呼吸,較能安放自己的不安與焦慮,告訴自己盡可能以平常心來面對這樣大場合的報告。無論是誰的提醒和回饋,都會讓我的內心更加強大。如果還是覺得不舒服,跟專輔督導們聊聊我覺得也是一件很有幫忙的事情,當時止沄督導除了接住我的情緒,也會讓我知道行督校長的期待是什麼,讓我在下次報告時能調整方向。

結語

整理以前的報告還是會感受到當時做報告和上台的緊張,而這也是每位在新北的專輔夥伴都會經歷的過程。工作報告要怎麼報告其實沒有所謂的標準答案,以上的分享是一個參考的方向,而行督校長或專業督導們會以不同的角度提供不一樣的看法讓我們思考,用開闊的心情來面對,就更能夠接納這些作報告時沒有想到的想法。

如果希望報告前不要過於手忙腳亂,建議平時先蒐集報告所需的素材,這樣在整理資料時才不會感到慌張,整理報告的時候,你會發現原來這一年的自己居然完成了這麼多當時覺得「不可能的任務」,也會感到有成就感。

第一年專輔工作主要是熟悉生態系統、了解學校輔導工作職掌的重要階段,因此依序呈現自己工作的實際狀況是個不錯的方式。而在第二年的時候可以加入你對這間學校的了解,還有對於工作上的調整和未來的規劃。記得要在報告的時候掌握好時間,報告前不斷練習,相信自己在報告時會有不錯的表現。

每一次的報告都是很好的經驗,報告之後可以把自己覺得不順的地方,或是被提醒的地方記下來,相信我們會一次比一次更進步。希望大家都能順利完成自己的工作成果報告!